Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Marilena Civetta, proprietaria e locatrice dell’immobile “Il Gatto e la Civetta”, Via del Vasaro 25, 61032 Fano (PU) — CIN IT041013C2JAJ5LGCY, CIR 041013-LOC-01360.

Per qualunque richiesta relativa al trattamento dei propri dati personali, è possibile scrivere a ilgattoelacivettafano@gmail.com.

La gestione operativa quotidiana del soggiorno e delle comunicazioni con gli ospiti è affidata al gestore della struttura, che agisce su indicazione e per conto della titolare.

2. Quali dati trattiamo, per cosa e con chi

Questa tabella riassume ogni “canale” attraverso cui possono passare dati personali degli ospiti, cosa viene raccolto e perché.

2.1 Richiesta di informazioni e prenotazione diretta

Attivo

Quando ci si contatta via WhatsApp, telefono o email (anche tramite i link presenti sul sito) trattiamo nome, numero di telefono e/o indirizzo email, ed eventuali altre informazioni fornite spontaneamente (es. date del soggiorno, numero di ospiti). Finalità: rispondere alla richiesta e, se si conclude, gestire la prenotazione. Base giuridica: misure precontrattuali su richiesta dell’interessato / esecuzione del contratto di locazione turistica.

2.2 Prenotazioni tramite piattaforme (Booking.com, Airbnb, Vrbo, Google Tourism)

In attivazione

Quando queste piattaforme saranno attive, riceveremo da loro i dati necessari a gestire il soggiorno prenotato (nome, contatti, date, eventuali richieste). Booking.com, Airbnb, Vrbo e Google Tourism (Vacation Rentals) sono, di norma, titolari autonomi del trattamento per i dati che raccolgono sulle proprie piattaforme: hanno una propria informativa privacy che regola quella fase. Noi trattiamo i dati che ci trasmettono solo per gestire ed eseguire la prenotazione. Base giuridica: esecuzione del contratto.

2.3 Channel manager / motore di prenotazione (Lodgify)

Attivo

Lodgify gestisce per nostro conto le prenotazioni dirette del sito e sincronizza calendario e prenotazioni con i vari canali (Booking.com, Airbnb, Vrbo, Google Tourism) man mano che questi vengono attivati. In questo ruolo agisce come responsabile del trattamento, in base all’accordo di trattamento dati (DPA) previsto dalle proprie condizioni di servizio.

2.4 Adempimenti di legge legati al soggiorno

Attivo (si applica a ogni soggiorno, quale che sia il canale di prenotazione)

Per legge, i dati identificativi di chi alloggia (documento d’identità, dati anagrafici) vengono comunicati a:

• Alloggiati Web (Questura di Pesaro e Urbino) — registrazione delle persone alloggiate, entro 24 ore dall’arrivo;
• ROSS 1000 (Regione Marche) — anagrafe regionale delle strutture ricettive;
• Comune di Fano — ai fini della tassa di soggiorno.

Base giuridica: obbligo legale. Per queste comunicazioni non è richiesto il consenso dell’interessato, ma va dichiarato in informativa (questo stesso documento).

2.5 Assistente virtuale per gli ospiti (IA)

Non ancora attivo — sezione predisposta

È allo studio un assistente conversazionale (basato su intelligenza artificiale, tecnologia Claude di Anthropic) per rispondere alle domande pratiche degli ospiti durante il soggiorno (es. password WiFi, orari di check-in/check-out, giorni della raccolta differenziata). Quando sarà attivato:

• Sarà raggiungibile solo tramite una pagina riservata agli ospiti (non indicizzata, protetta), non dalla parte pubblica del sito;
• Il testo digitato dall’ospite viene inviato ad Anthropic (fornitore del servizio IA, con sede negli Stati Uniti), che lo elabora per generare la risposta e agisce come responsabile del trattamento in base a un apposito accordo (Data Processing Agreement) che include le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea per il trasferimento dei dati extra-UE;
• Per impostazione predefinita questi contenuti non vengono utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale, e sono conservati da Anthropic solo per un periodo limitato per finalità di sicurezza; verrà valutata, in base al piano scelto, l’attivazione di impostazioni di conservazione più restrittive;
• Non verranno richiesti dati sensibili o documenti d’identità tramite questo canale;
• Prima dell’attivazione, questa sezione sarà aggiornata con i dettagli tecnici definitivi e, se necessario, verrà richiesto un consenso specifico.

2.6 Servizi Google collegati al sito

Attivo

Il sito utilizza link a Google Maps (per raggiungere la casa e i punti di interesse) e mostra gli eventi di un calendario Google pubblico gestito dalla struttura: quest’ultimo non contiene alcun dato personale degli ospiti, solo informazioni su eventi del territorio. I link a Google Maps aprono il servizio di Google solo se cliccati attivamente dall’utente, che resta soggetto all’informativa privacy di Google. Sul nostro sito al momento non è attivo Google Analytics né alcun sistema di tracciamento statistico (la pagina di pagamento ospitata da Lodgify ha una gestione dei cookie propria: vedi punto 2.8): se in futuro verrà attivato, questa informativa e il banner cookie verranno aggiornati di conseguenza, con richiesta di consenso ove previsto.

2.7 Social media e Meta Pixel

Link attivi · Pixel non attivo

Il sito e i canali di contatto riportano link ai profili Instagram (@ilgattoelacivettafano) e Facebook (facebook.com/ilgattoelacivetta) della struttura: cliccandoli si viene indirizzati alle rispettive piattaforme, gestite da Meta Platforms Ireland Ltd., che agisce come titolare autonomo del trattamento per i dati raccolti lì (secondo la propria informativa privacy). Il semplice link non installa alcun cookie o tracciante sul sito.

Al momento non è installato il Meta Pixel (lo strumento di Meta per misurare le conversioni pubblicitarie su Instagram/Facebook). Se in futuro verrà attivato per finalità di marketing, Meta agirà come titolare autonomo (o contitolare, a seconda della configurazione tecnica) per i dati raccolti tramite il Pixel: prima dell’attivazione, questa informativa e il banner cookie verranno aggiornati con il dettaglio del trattamento e sarà richiesto il consenso esplicito dell’utente, come previsto dalle Linee guida del Garante su cookie e strumenti di tracciamento (vedi riferimenti normativi al punto 8).

2.8 Pagamenti online (Lodgify, Stripe, PayPal) e messaggio “Paga a rate”

Attivo

Per le prenotazioni dirette online il pagamento avviene nella pagina di pagamento di Lodgify, che opera per nostro conto (vedi punto 2.3). I dati della carta o del conto di pagamento vengono inseriti direttamente nei sistemi dei fornitori di pagamento: la struttura non li vede e non li conserva, e riceve solo l’esito del pagamento, l’importo e i dati della prenotazione.

• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanda) elabora i pagamenti con carta e con gli altri metodi mostrati nella pagina di pagamento. Di norma agisce come responsabile del trattamento per l’esecuzione del pagamento e come titolare autonomo per la prevenzione delle frodi e per i propri obblighi di legge, secondo la propria informativa privacy.
• PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Lussemburgo): chi sceglie PayPal accede al proprio conto e conclude il pagamento sulla piattaforma PayPal, che tratta i dati come titolare autonomo secondo la propria informativa privacy. Le opzioni di pagamento a rate, come il pagamento in tre rate, sono un rapporto tra l’ospite e PayPal, che ne decide l’approvazione.

Altri metodi di pagamento. Nella pagina di pagamento possono comparire anche altri portafogli digitali (ad esempio Google Pay, Satispay, Revolut Pay, Amazon Pay): chi li sceglie conclude il pagamento nel sistema del rispettivo fornitore, che tratta i dati secondo la propria informativa privacy. Nella stessa pagina può comparire la richiesta di consenso ad addebitare futuri pagamenti: in tal caso il metodo di pagamento è custodito dal fornitore di pagamento, non da noi.

Pagina di pagamento e cookie. La pagina di pagamento si trova su un indirizzo di Lodgify (checkout.lodgify.com), non sul nostro sito, ed è regolata dalla cookie policy di Lodgify. I cookie di quella pagina fanno capo a Codebay Solutions Limited (Regno Unito), fornitore dell’infrastruttura di Lodgify: sono cookie tecnici (ad esempio per ricordare la valuta e il Paese) e, solo se si acconsente nel banner di quella pagina, cookie statistici di Google Analytics. Il consenso dato o negato in quella pagina non riguarda il nostro sito e viceversa.

Base giuridica: esecuzione del contratto di locazione; per i fornitori di pagamento, anche i rispettivi obblighi di legge (ad esempio in materia fiscale e di antiriciclaggio).

Messaggio “Paga a rate” nella pagina iniziale. Nella versione italiana della pagina iniziale, accanto al modulo di prenotazione, può comparire un breve messaggio di PayPal sulle opzioni di pagamento a rate. Il messaggio è generato da uno script di PayPal che, per funzionare, si collega ai server di PayPal (trasmettendo ad esempio l’indirizzo IP e informazioni sul browser) e può usare cookie o tecnologie simili di PayPal. Per questo lo script viene caricato solo se si accetta la categoria “marketing” nel banner dei cookie: senza consenso il messaggio non compare e PayPal non viene contattato. Il consenso si può modificare in qualsiasi momento dal pulsante “Gestisci consenso”. Base giuridica: consenso.

2.9 Check-in online e firma del contratto (Chekin)

Attivo

Prima dell’arrivo, gli ospiti ricevono via email un link per completare il check-in online su Chekin (Chekin Soluciones Digitales, S.L., Spagna), servizio collegato alle prenotazioni di Lodgify. Nel check-in vengono raccolti i dati anagrafici e di contatto di chi alloggia, i dati e la copia del documento d’identità e la firma del contratto di locazione turistica. Le email del servizio (inviti al check-in, copia del contratto firmato) sono inviate all’indirizzo email indicato nella prenotazione.

Chekin agisce per nostro conto come responsabile del trattamento, in base all’accordo di trattamento dati (DPA) previsto dalle proprie condizioni di servizio. Base giuridica: esecuzione del contratto di locazione e, per i dati identificativi e il documento, obbligo legale (vedi punto 2.4).

2.10 Recensioni degli ospiti

Attivo

Nella pagina iniziale mostriamo una selezione delle recensioni lasciate dagli ospiti su Google. Le recensioni sono scritte dagli utenti su Google, che ne è titolare autonomo; noi le copiamo a mano (non c’è un collegamento automatico con Google) e pubblichiamo solo nome e iniziale del cognome, il paese di provenienza se lo conosciamo, il mese, le stelle e il testo; non pubblichiamo foto del profilo. Se l’autore ha avuto con noi un rapporto particolare (ad esempio un soggiorno offerto o un legame di amicizia o parentela) lo indichiamo accanto alla recensione. Le copie sono conservate in un archivio interno ad accesso riservato, su servizi cloud di Google (Firebase), di cui ci avvaliamo come responsabile del trattamento.

Dopo il soggiorno possiamo inviare all’indirizzo email della prenotazione un messaggio con l’invito a lasciare una recensione su Google; lasciarla è facoltativo.

Base giuridica: legittimo interesse della titolare a presentare in modo trasparente la reputazione della struttura (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), tenuto conto che l’autore ha reso pubblica la recensione su Google. Chi vuole che la propria recensione, o il proprio nome o paese, non compaia più sul nostro sito può chiederlo in qualsiasi momento a ilgattoelacivettafano@gmail.com: la togliamo dal nostro sito (su Google resta, e Google decide in autonomia).

3. Comunicazione dei dati a terzi

Riassumendo quanto sopra, i dati possono essere comunicati, a seconda del canale utilizzato, a: Questura di Pesaro e Urbino (Alloggiati Web), Regione Marche (ROSS 1000), Comune di Fano (tassa di soggiorno), Booking.com, Airbnb, Vrbo e Google Tourism (quando attivi, come titolari autonomi), Lodgify e Codebay Solutions Limited, fornitore della sua infrastruttura (come responsabile del trattamento), Chekin (check-in online e firma del contratto, come responsabile del trattamento), Stripe e PayPal (nei ruoli descritti al punto 2.8; PayPal anche per il messaggio “Paga a rate”, solo con consenso), Google (servizi cloud usati per l’archivio interno delle recensioni, come responsabile del trattamento), Anthropic (quando l’assistente IA sarà attivo, come responsabile del trattamento). Non vendiamo né cediamo dati personali a fini pubblicitari o di marketing di terzi.

4. Trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea

Alcuni dei fornitori sopra indicati (in particolare Anthropic, per l’eventuale assistente IA, i fornitori di pagamento Stripe e PayPal, che fanno parte di gruppi con sede negli Stati Uniti, e Google, per l’archivio delle recensioni e per Google Analytics sulla pagina di pagamento, solo con consenso) possono trattare i dati su server situati negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea o di altre garanzie previste dal GDPR (ad esempio la decisione di adeguatezza UE-USA, Data Privacy Framework, per le società che vi aderiscono), che garantiscono un livello di protezione dei dati equivalente a quello previsto dal GDPR. Codebay Solutions Limited ha sede nel Regno Unito, verso il quale vale una decisione di adeguatezza della Commissione Europea.

5. Periodo di conservazione

I dati raccolti per gestire una richiesta o una prenotazione sono conservati per il tempo necessario a concludere il soggiorno e a rispondere a eventuali obblighi fiscali, contabili o legali successivi (di norma fino a 10 anni per la documentazione fiscale, come previsto dalla legge). I dati trasmessi per obbligo di legge (Alloggiati Web, ROSS 1000, tassa di soggiorno) sono conservati secondo i tempi stabiliti dalle rispettive normative, non dalla struttura. Le recensioni pubblicate sul sito restano finché la titolare le ritiene utili o fino alla richiesta di rimozione dell’interessato.

6. Diritti dell’interessato

In qualsiasi momento è possibile richiedere: accesso ai propri dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, opposizione al trattamento. Le richieste vanno inviate a ilgattoelacivettafano@gmail.com oppure, per comunicazioni formali, alla PEC ilgattoelacivettafano@pec.it. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali — www.garanteprivacy.it, sezione “Esercita i tuoi diritti”.

7. Cookie

Per i dettagli su cookie e strumenti di tracciamento eventualmente utilizzati dal sito, si rimanda alla Cookie Policy dedicata.

8. Riferimenti normativi

• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) — Regolamento generale sulla protezione dei dati;
• D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (“Codice Privacy”), come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 di adeguamento al GDPR;
• Provvedimento del Garante n. 231 del 10 giugno 2021 — Linee guida cookie e altri strumenti di tracciamento;
• Garante per la protezione dei dati personali — sito ufficiale, per contatti, reclami e approfondimenti.